-
Depolama Ortamı:
- Fiziki Arşivleme: Belgeler, kağıt, karton, dosya ve benzeri fiziksel malzemeler üzerine basılı olarak depolanır. Genellikle dosya dolapları, kutular veya depo alanlarında bulunur.
- Dijital Arşivleme: Belgeler elektronik formatta depolanır. Bilgisayar sistemleri, sunucular veya bulut tabanlı depolama kullanılabilir.
-
Erişim Kolaylığı:
- Fiziki Arşivleme: Belgelere fiziksel olarak erişim, depolama alanının düzeni, fiziksel uzaklık ve düzenleme süreçleri gibi faktörlere bağlı olarak daha zor olabilir.
- Dijital Arşivleme: Belgelere herhangi bir yerden, herhangi bir cihaz üzerinden erişim sağlanabilir. Arama ve filtreleme özellikleri, belgelerin hızlı ve etkili bir şekilde bulunmasını kolaylaştırır.
-
Alan ve Maliyet:
- Fiziki Arşivleme: Fiziksel depolama alanı gerektirir. Büyük miktarda belge için geniş depolama alanlarına ihtiyaç duyulabilir.
- Dijital Arşivleme: Dijital belgeler, geleneksel depolama yöntemlerine kıyasla daha az fiziksel alan gerektirir. Ancak, başlangıç maliyeti ve güvenlik önlemleri göz önüne alınmalıdır.
-
Güvenlik ve Koruma:
- Fiziki Arşivleme: Belgelerin güvenliği, fiziksel güvenlik önlemleri ve belgelerin fiziksel olarak korunmasıyla sağlanır.
- Dijital Arşivleme: Veri şifreleme, yedekleme, erişim kontrolü ve diğer dijital güvenlik önlemleri, belgelerin güvenliğini sağlamak için kullanılır.
-
Veri Yedekleme ve Kurtarma:
- Fiziki Arşivleme: Belgelerin kaybolma veya zarar görmesi durumunda kurtarma süreçleri zor olabilir.
- Dijital Arşivleme: Dijital veriler kolayca yedeklenebilir ve hasar görmüş verilerin kurtarılması daha etkili olabilir.
-
Çevresel Etkiler:
- Fiziki Arşivleme: Kağıt ve diğer malzemelerin üretimi çevresel etkilere yol açabilir.
- Dijital Arşivleme: Elektronik belgelerin kullanımı, kağıt tüketimini azaltarak çevresel etkileri azaltabilir.
Her iki arşivleme yönteminin avantajları ve dezavantajları vardır. İşletmeler, spesifik ihtiyaçlarına ve süreçlerine en iyi uyan arşivleme stratejisini seçerken bu faktörleri göz önünde bulundurmalıdır.
